Privacyverklaring G.S.A.V. Vitalis
De Groninger Studenten Atletiek Vereniging Vitalis (Hierna: G.S.A.V. Vitalis) hecht veel waarde aan uw privacy. Daarom bieden wij u in dit privacybeleid inzicht in hoe G.S.A.V. Vitalis persoonsgegevens verwerkt van alle leden en overige bezoekers van de website op een heldere en transparante manier.
Het met grote zorgvuldigheid behandelen en beveiligen van persoonsgegevens van leden en overige bezoekers van de website zien wij als vanzelfsprekend. G.S.A.V. Vitalis houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: ‘AVG’)
De persoonsgegevens worden verwerkt door:
Welke persoonsgegevens worden verzameld en wanneer?
In het kader van dienstverlening verzamelt en verwerkt G.S.A.V. Vitalis bepaalde persoonsgegevens van u. G.S.A.V. Vitalis vraagt u om bepaalde persoonsgegevens in de volgende gevallen:
LIDMAATSCHAP
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u een lidmaatschap aanvraagt, verwerkt G.S.A.V. Vitalis uw contactgegevens (zoals naam, e-mail en telefoonnummer), uw persoonsgegevens (geboortedatum, adres, geslacht), uw studentgegevens (studentnummer, opleiding, opleidingsinstituut), uw sportieve gegevens (lidmaatschapsnummer atletiekunie, uitslagen) en betalingsgegevens. Deze gegevens worden verwerkt om een persoonlijk lidmaatschap te creëren en te beheren en u de nieuwsbrief en eventueel het clubblad toe te sturen.
Daarnaast worden foto’s en eventuele video’s die gemaakt zijn tijdens voor leden toegankelijke activiteiten georganiseerd door G.S.A.V. Vitalis, geplaatst op de interne website van G.S.A.V. Vitalis. Ook delen wij een selectie van foto’s en video’s op sociale media, in de nieuwsbrief van G.S.A.V. Vitalis en eventueel in het clubblad van G.S.A.V. Vitalis.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
G.S.A.V. Vitalis en haar commissies hebben toegang tot uw persoonsgegevens. De commissies van G.S.A.V. Vitalis krijgen alleen toegang tot de persoonsgegevens die nodig zijn om hun taak uit te kunnen voeren. Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten.
Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming wanneer u een lidmaatschap bij G.S.A.V. Vitalis aanvraagt. U heeft op elk moment het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. Uw lidmaatschap zal dan ophouden te bestaan na het aflopen van uw lidmaatschapsperiode.
Het plaatsen van foto’s en video’s wordt verwerkt op grond van uw toestemming. U kunt te allen tijde uw toestemming hiervoor intrekken.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw gegevens worden door G.S.A.V. Vitalis bewaard zolang u een lidmaatschap heeft. Nadat het lidmaatschap is beëindigd verwijderen wij binnen 12 maanden alle van u verzamelde gegevens behalve uw naam, e-mailadres, commissieactiviteiten en uitslagen. De persoonsgegevens worden verder alleen bewaard in geval van wettelijke voorschriften.
Uw naam en e-mailadres gebruiken we om U, na aflopen van uw lidmaatschap, op de hoogte te stellen van oud-leden dagen en jubilea. U kunt zich hier altijd voor uitschrijven.
DONATEURSCHAP
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u een donateurschap aanvraagt, verwerkt G.S.A.V. Vitalis uw contactgegevens (zoals naam, e-mail en telefoonnummer), uw persoonsgegevens (geboortedatum, adres, geslacht) uw sportieve gegevens (lidmaatschapsnummer atletiekunie, uitslagen) en uw betalingsgegevens. Deze gegevens worden verwerkt om een persoonlijk donateurschap te creëren en te beheren, en u de nieuwsbrief en eventueel het clubblad toe te sturen.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
G.S.A.V. Vitalis en haar commissies hebben toegang tot uw persoonsgegevens. De commissies van G.S.A.V. Vitalis krijgen alleen toegang tot de persoonsgegevens die nodig zijn om hun taak uit te kunnen voeren. Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten.
Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming wanneer u een donateurschap bij G.S.A.V. Vitalis aanvraagt. U heeft op elk moment het recht om uw toestemming in te trekken voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Uw donateurschap zal dan ophouden te bestaan na het aflopen van uw donateurschapsperiode.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw gegevens worden door G.S.A.V. Vitalis bewaard zolang u een donateurschap heeft. Nadat het donateurschap is beëindigd verwijderen wij binnen 12 maanden alle van u verzamelde gegevens behalve uw naam en e-mailadres. De persoonsgegevens worden verder alleen bewaard in geval van wettelijke voorschriften.
Uw naam en e-mailadres gebruiken we om na aflopen van uw donateurschap om u op de hoogte te stellen van jubilea. U kunt zich hier altijd voor uitschrijven na ontvangen van dit bericht.
INSCHRIJVEN WEDSTRIJD/EVENEMENT
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u deelneemt aan een evenement of wedstrijd georganiseerd door G.S.A.V. Vitalis verzamelt en verwerkt G.S.A.V. Vitalis uw contactgegevens (zoals naam, e-mail en telefoonnummer), uw persoonsgegevens (geboortedatum, adres en geslacht), eventueel uw sportieve gegevens (lidmaatschapsnummer Atletiekunie), eventuele login- en/of accountgegevens, eventueel studentgegevens (studentnummer, opleiding, opleidingsinstituut) en betalingsgegevens. Deze persoonsgegevens worden verwerkt zodat wij u onder andere informatie kunnen toezenden over het evenement of wedstrijd.
Daarnaast worden foto’s en video’s, die gemaakt zijn tijdens de wedstrijd of het evenement, geplaatst op de website van het evenement, van G.S.A.V. Vitalis en eventueel van een partner in foto en video. Uw wedstrijduitslag wordt gepubliceerd op de uitslagenpagina van de wedstrijd of het evenement, van G.S.A.V. Vitalis en eventueel van een partner in registratie van de wedstrijduitslag. Ook delen wij een selectie van foto’s, video’s en wedstrijduitslagen op sociale media, in de nieuwsbrief van G.S.A.V. Vitalis en van de wedstrijd of het evenement en eventueel in het clubblad van G.S.A.V. Vitalis.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
G.S.A.V. Vitalis en haar commissies hebben toegang tot uw persoonsgegevens. De commissies van G.S.A.V. Vitalis krijgen alleen toegang tot de persoonsgegevens die nodig zijn om hun taak uit te kunnen voeren. Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van bovengenoemde diensten. Uw persoonsgegevens worden doorgestuurd aan een select aantal bedrijven in verband met de levering van uw bestelling/startnummer en aan betalingsaanbieders voor uw transactie.
Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is op grond van een gerechtvaardigd belang. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met u. Dit beslaat onder andere de verwerking van uw inschrijving bij de wedstrijd of het evenement georganiseerd door G.S.A.V. Vitalis en de verwerking van uw transactie.
Het plaatsen van foto’s, video’s en uw wedstrijduitslag wordt verwerkt op grond van uw toestemming. U kunt te allen tijde uw toestemming hiervoor intrekken.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw naam, e-mail en wedstrijduitslag worden in principe bewaard zo lang als de uitslagen van evenementen gepubliceerd zijn op internet. Andere gegevens die niet relevant zijn voor de registratie van de wedstrijduitslag worden verwijderd binnen 90 dagen. De persoonsgegevens worden alleen langer bewaard in geval van wettelijke voorschriften, of als ze onderdeel zijn van uw lidmaatschap of donateurschap bij G.S.A.V. Vitalis.
KLANTENSERVICE
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Alle persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, worden verwerkt. Zo worden in ieder geval uw contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer) verwerkt. Daarnaast kunnen – afhankelijk van de reden waarom u contact opneemt – uw geboortedatum, betalingsgegevens, bestelgegevens, lidmaatschapsnummer en alle correspondentie door G.S.A.V. Vitalis worden verwerkt. De persoonsgegevens worden gebruikt om uw vragen te beantwoorden via de e-mail, via de telefoon of via sociale media.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
G.S.A.V. Vitalis en haar commissies hebben toegang tot uw persoonsgegevens. De commissies van G.S.A.V. Vitalis krijgen alleen toegang tot de persoonsgegevens die nodig zijn om hun taak uit te kunnen voeren. Uw persoonsgegevens worden niet doorgestuurd aan derden, tenzij dit noodzakelijk is om u te voorzien in bovengenoemde diensten.
Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van G.S.A.V. Vitalis. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. G.S.A.V. Vitalis zal de persoonsgegevens niet blijven verwerken, tenzij wij een rechtsgrondslag kunnen aantonen voor het proces, die zwaarder weegt dan uw belangen en rechten.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
De persoonsgegevens worden twee jaar bewaard met uitzondering van contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer). Deze gegevens bewaren wij voor langer dan twee jaar indien wij contact met u dienen op te nemen. De overige persoonsgegevens worden alleen langer bewaard in geval van wettelijke voorschriften.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
G.S.A.V. Vitalis heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
G.S.A.V. Vitalis bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden, tenzij het toepasselijk recht een langere bewaarperiode voorschrijft. De bewaartermijn is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Nadat uw persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretaris@vitalis.org.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij de uitwisseling van gegevens noodzakelijk is om aan uw vraag te voldoen of u daar zelf expliciet toestemming voor geeft. Omdat wij zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens sluiten wij een juridisch geldige overeenkomst met externe partijen die toegang hebben tot persoonsgegevens. Dit is een overeenkomst tussen G.S.A.V. Vitalis en de verwerker, waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met persoonsgegevens moet omgaan.
Daarnaast kan tijdens de inschrijving voor een wedstrijd of evenement gevraagd worden of u het op prijs stelt benaderd te worden door een van onze sponsoren of partners. In dit geval zal deze partij alleen de noodzakelijke gegevens ontvangen om u te kunnen. Wij sluiten met deze partij een verwerkersovereenkomst af voor een veilig gebruik van uw gegevens.
Afgifte op grond van wettelijke verplichtingen
Onder bepaalde omstandigheden zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens af te geven aan overheidsinstanties, zoals de politie, justitie of de fiscus. Wij zullen uw gegevens alleen afgeven wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het is G.S.A.V. Vitalis niet altijd toegestaan u te informeren over een dergelijke afgifte.
Verwerkers van gegevens
Het komt voor dat G.S.A.V. Vitalis een externe partij inschakelt om bepaalde verwerkingen voor G.S.A.V. Vitalis uit te voeren, bijvoorbeeld een bepaalde statistische analyse of het verzorgen van een mailing. Statistische analyses worden enkel uitgevoerd indien deze bijdragen aan de missie en visie van G.S.A.V. Vitalis. Indien een dergelijke situatie zich voordoet zullen wij steeds met die derde afspraken maken over het gebruik, de beveiliging en geheimhouding van deze gegevens. Het komt erop neer dat deze derde partijen uw gegevens nooit voor hun eigen doeleinden mogen gebruiken.
Hulpdiensten en gezondheid
Tijdens evenementen en wedstrijden van G.S.A.V. Vitalis zijn verschillende hulpdiensten actief om in geval van gezondheidsproblemen van deelnemers eerste hulp of andere zorg te verlenen. Onder hulpdiensten worden verstaan de ingeschakelde EHBO-organisatie, ambulance, ziekenhuis, politie en brandweer. G.S.A.V. Vitalis behoudt zich het recht om gegevens van deelnemers en leden te vragen op het moment dat er zorg verleend dient te worden aan de deelnemer of het lid in kwestie door de betrokken hulpdienst(en) en om deze gegevens aan de hulpdienst(en) te verstrekken. Denk hierbij aan persoonsgegevens van de deelnemer of het lid en het noodnummer dat bij sommige evenementen opgegeven kan worden.
De juridische grondslag voor deze gegevensverstrekking is een gerechtvaardigd belang en valt onder de uitvoering van de overeenkomst tussen de deelnemer of het lid in kwestie en G.S.A.V. Vitalis.
Wat zijn mijn rechten?
U heeft het recht om:
U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar secretaris@vitalis.org. U kunt bij dit mailadres ook terecht voor verdere uitleg, vragen of opmerkingen.
Tenslotte heeft u op elk moment het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Kinderen
G.S.A.V. Vitalis verzamelt geen persoonlijke gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder voorafgaande toestemming van hun ouders. Indien kinderen onder de 16 jaar willen deelnemen aan wedstrijden of evenementen georganiseerd door G.S.A.V. Vitalis, of indien zij een lidmaatschap of donateurschap bij G.S.A.V. Vitalis willen aanvragen zal G.S.A.V. Vitalis ouders om toestemming vragen.
Sociale Media
G.S.A.V. Vitalis gaat graag – via het internet en sociale media-kanalen – in dialoog met leden, sporters en bezoekers van de website over haar organisatie, producten en diensten. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en vragen die via sociale media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. G.S.A.V. Vitalis volgt hiervoor actief het internet en sociale media-kanalen, zoals Facebook en Instagram. Het kan voorkomen dat G.S.A.V. Vitalis (persoons-)gegevens vastlegt bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of reageren op opmerkingen. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacy beleid worden verwerkt. G.S.A.V. Vitalis is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar sociale media-kanalen of voor de content op haar sociale media-kanalen.
Wijzigingen privacy beleid
G.S.A.V. Vitalis behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien G.S.A.V. Vitalis een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop G.S.A.V. Vitalis uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website(s), in nieuwsbrieven of het clubblad van G.S.A.V. Vitalis.
Indien G.S.A.V. Vitalis uw persoonsgegevens verwerkt voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, zal G.S.A.V. Vitalis u hiervoor op de hoogte stellen en waar wettelijk verplicht toestemming vragen.
Vragen?
Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens door G.S.A.V. Vitalis of vragen over deze privacyverklaring, dan kunt u deze richten aan: secretaris@vitalis.org.
